.png)
Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Syarat-Syarat Rapat Yang Baik
A. Pengertian
Rapat
1. Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat
merupakan komunikasi kelompok secara resmi
3. Rapat
merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
4. Rapat
merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan,
bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang
bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut
organisasi/perusahaan.
B. Fungsi
Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai
berikut:
1. Untuk
memecahkan masalah
2. Untuk
menyampaikan informasi
3. Sebagai
forum demokrasi
4. Sebagai
alat koordinasi yang baik
5. Sebagai
sarana bernegoisasi
6. Sebagai
sarana pembentukan peraturan
C. Jenis-Jenis
Rapat
Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi
peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
1. Menurut
Tujuannya
a. Rapat
penjelasan
Rapat
penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya
mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan
untuk mengajukan pertanyaan.
b. Rapat
pemecahan masalah
Rapat
pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan
masukan.
c. Rapat
perundingan
Rapat
perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan
atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.
2. Menurut
Sifatnya
a. Rapat
resmi (formal meeting), yaitu yang di selenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat
tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan
biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
c. Rapat
terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan
dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat
tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah
yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
3. Menurut
Jangka Waktunya
a. Rapat
mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas
masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat
bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah
yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat
semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas
masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat
tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan
komisaris.
4. Menurut
Frekuensinya
a. Rapat
rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin
mingguan.
b. Rapat
incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas
masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.
D. Syarat-Syarat
Rapat Yang Baik
Rapat akan menghasilkan tujuan yang
diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Suasana
terbuka
2. Tidak
ada monopoli
3. Partisipasi
aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan
dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatab
berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan
singkat dan jelas
7. Disiplin
waktu
E. Tipe-Tipe
Pemimpin Rapat
1. Tipe
otoriter
2. Tipe
demokratis
3. Tipe
laisezz-faire
F. Tipe-Tipe
Peserta Rapat
1. Tipe
pemberi informasi
2. Tipe
pemberi semangat
3. Tipe
inisiatif
4. Tipe
pemersatu
5. Tipe
penyerang
6. Tipe
perantara
7. Tipe
pendengar
0 komentar: