.png)
CARA PENYUSUNAN GUIDE
mempunyai jendela tab sebagai tempatinformasi diselipkan. Informasi yang dimasukkanadalah kata tangkap yang diketikdan diselipkan didalam jendela tab. Guide primer dan guidepembantu mempunyai pengaturan kata tangkapyang sama, jika guide primer terdiri atas hurufdan nomor, guide pembantu juga terdiri atas hurufdan nomor.Tab perlu diberi warna yang berbeda
sehingga tab itu dapat membantudanmempermudah kita dalam menyimpan danmenemukan posisi suatu arsip.
b. Label FolderLabel
folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel.Jika label tersebutlangsung diketik di atas folder,hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugaskarena folder akan sulit digulung ke atas padasaat mengetik.Kedudukan folder dapat diatursebagai berikut:
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang. Untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan
kembali suatuarsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakanadalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar:
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudahyang tidak meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.
4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk luruspenuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudahdilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat.
Folder-baru mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.c. Label Tempat Penyimpanan Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempa tpenyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awaldan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentangalfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalamrentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, denganA1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis Banyak perusahaan yang telah merancang sistem
alfabetis. Tentusaja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetisyang ada akan dibahas berikut ini.1) Variadex SystemVariadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta,Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan denganmenggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan\ danpenemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye,kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posis pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk namayang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama- nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yangberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning.Apabila
huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yangberwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarnakuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folderuntuk Nowel diberi tab yang
berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu. 2) Alpha Code SystemAlpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Paloalto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yberwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warnayang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yangdiformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.
Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rakterbuka akan lebih cepa tdilakukan daripadamenggunakan laci-laci yang harus dibukadanditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepatterlihat sebab warna folder itu satu sama laintidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat darisisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapatdiperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukanlagi.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
keuntungan dan kerugian.
1. Keuntungana. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkaspada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditataberdasarkannama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;
a. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
b. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
c. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
d. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
e. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
f. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
g. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
h. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.
2. Kerugiana.
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaianpemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segikeamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.
PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA BERHATI-HATI
Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut.
1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompokC, dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan satu kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas
0 komentar: