.png)
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad (FILING SISTEM ABJAD)
A. FILING SISTEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/ warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasiyang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau namaorganisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/ tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ).
Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJADFile yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang
tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide PrimerGuide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukansubbagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yangtebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide
pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide
primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume
besar.
Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang
banyak;2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti
General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. FolderDi belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas
secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan
dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil
volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.
a. Folder campuran (misscellaneus folder)Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/ dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri
atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu
disusun berdasarkan urutan tanggal. Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu
(1) folder yangkelebihan muatan dan
(2)laci yang penuh sesak.Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
•Laci yang penuh sesak sebaiknyasegera dikurangi isinya.Usahakan mengisi lacidengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu
longgar).3. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakansecara bergantian.Kata, huruf, dan nomor ataukombinasi ketiganya membangun katatangkapatau label dalam tab guide dan folder.
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/ warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasiyang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau namaorganisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/ tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ).
Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJADFile yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang
tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide PrimerGuide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukansubbagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yangtebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide
pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide
primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume
besar.
Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang
banyak;2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti
General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. FolderDi belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas
secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan
dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil
volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.
Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.
a. Folder campuran (misscellaneus folder)Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/ dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri
atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu
disusun berdasarkan urutan tanggal. Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu
(1) folder yangkelebihan muatan dan
(2)laci yang penuh sesak.Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
•Laci yang penuh sesak sebaiknyasegera dikurangi isinya.Usahakan mengisi lacidengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu
longgar).3. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakansecara bergantian.Kata, huruf, dan nomor ataukombinasi ketiganya membangun katatangkapatau label dalam tab guide dan folder.
0 komentar: