.png)
Penyelenggaraan Rapat
Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang
bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat
hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada
juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki
posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
1. Membuka
rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai
berikut :
a. Acara rapat.
b. Tata tertb rapat
(bersifat fleksibel).
c. Motivasi
(pentingnya masalah yang akan dibahas).
d. Pengenalan masalah atau
persoalan masalah yang akan dibahas.
e. Tujuan diadakannya
rapat.
f. Tanggapan-tanggapan
atau saran.
2. Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat
agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti
terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh
salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan
pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan
rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Verbatim, yaitu
catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.
b. Notula, yaitu catatan
yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.
3. Menutup
rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup.
Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat
memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila
dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan
maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat
tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan
hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah
tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.
1.
Pengertian notula
Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai
jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.
2.
Macam-macam notula
Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau
pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan
atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).
3.
Fungsi notula
a.
Sebagai dokumen dan alat bukti
b.
Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
c.
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
d.
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
e.
Sebagai dokumen
f.
Sebagai alat untuk rapat semu
Untuk menjadi seorang
notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang
notulis, yaitu:
a.
mendengarkan dan menulis.
b.
memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
c.
konsentrasi yang tinggi
d.
menulis cepat/stenografi/shorthand.
e.
bersikap objektif dan jujur
f.
menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan
g.
mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
h.
mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.
i.
menguasai metode pencatatan secara sistematis.
j.
menguasai metode pengolahan data
k.
menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
l.
menyimpulkan hasil rapat.
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams
diperoleh seorang notulis. yaitu:
a.
Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus
mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan
agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
b.
Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat
yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
c.
Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
d.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
e.
Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
f.
Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap
sesi.
g.
Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan
memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa
isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.
h.
Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang
untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam.
notulis digantikan dengan yang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan
konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam rapat yang besar notulis
diganti setiap setengah jam.
i.
Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
j.
Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung
alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk
menyusun notula akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya
rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka setelah
rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat ialah
selama 3 jam.
Garis Besar Notula:
1.
Isi notula
Notula yang baik
adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Nota yang
lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau
lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:
a.
Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;
b.
Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
c.
Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;
d.
Tempat rapat;
e.
Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan
selesai);
f.
Nama dan jabatan pimpinan rapat;
g.
Daftar hadir peserta;
h.
Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;
i.
Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
j.
Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;
k.
Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;
l.
Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);
m.
Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notula yang baik juga
harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a.
Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak
bertele-tele:
b.
Bahasa notula mudah dipahami pembaca;
c.
Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling
terkait;
d.
Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
e.
Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di
pengadilan dan lain-lain;
f.
Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila
memerlukan lagi notula tersebut.
2.
Susunan notula
hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun
notula, antara lain sebagai berikut:
1)
Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
2)
Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum
pasti selesainya maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,
3)
Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada
notula.
4)
Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus
disebutkan namanya
5)
Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan,
lebih baik ditulis
6)
Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.
7)
Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu
rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.
