Penyelenggaraan Rapat

19.21 Mengelola Pertemuan Rapat 1 Comments

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

1. Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a. Acara rapat.

b. Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e. Tujuan diadakannya rapat.

f. Tanggapan-tanggapan atau saran.

2. Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3. Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.

D. Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

1. Pengertian notula

Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.

2. Macam-macam notula

Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

3. Fungsi notula

a. Sebagai dokumen dan alat bukti

b. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

e. Sebagai dokumen

f. Sebagai alat untuk rapat semu

Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis, yaitu:

a. mendengarkan dan menulis.

b. memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

c. konsentrasi yang tinggi

d. menulis cepat/stenografi/shorthand.

e. bersikap objektif dan jujur

f. menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan

g. mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

h. mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.

i. menguasai metode pencatatan secara sistematis.

j. menguasai metode pengolahan data

k. menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

l. menyimpulkan hasil rapat.

Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang notulis. yaitu:

a. Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

b. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

c. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

d. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

e. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

f. Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

g. Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.

h. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam. notulis digantikan dengan yang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam rapat yang besar notulis diganti setiap setengah jam.

i. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

j. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat ialah selama 3 jam.

Garis Besar Notula:

1. Isi notula

Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:

a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;

b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);

c. Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;

d. Tempat rapat;

e. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);

f. Nama dan jabatan pimpinan rapat;

g. Daftar hadir peserta;

h. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;

i. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;

j. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;

k. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;

l. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);

m. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a. Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele:

b. Bahasa notula mudah dipahami pembaca;

c. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;

d. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;

e. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di pengadilan dan lain-lain;

f. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

2. Susunan notula

hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai berikut:

1) Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

2) Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum pasti selesainya maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,

3) Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya

5) Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis

6) Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.

7) Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.