CARA PENYUSUNAN GUIDE



a. Label GuideGuide 
mempunyai jendela tab sebagai tempatinformasi diselipkan. Informasi yang dimasukkanadalah kata tangkap yang diketikdan diselipkan didalam jendela tab. Guide primer dan guidepembantu mempunyai pengaturan kata tangkapyang sama, jika guide primer terdiri atas hurufdan nomor, guide pembantu juga terdiri atas hurufdan nomor.Tab perlu diberi warna yang berbeda
sehingga tab itu dapat membantudanmempermudah kita dalam menyimpan danmenemukan posisi suatu arsip.

b. Label FolderLabel
 folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel.Jika label tersebutlangsung diketik di atas folder,hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugaskarena folder akan sulit digulung ke atas padasaat mengetik.Kedudukan folder dapat diatursebagai berikut:
1) Folder individu di sebelah kanan;
2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;
3) Folder campuran di bagian belakang. Untuk memudahkan penyimpanan dan 

penemuan
kembali suatuarsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakanadalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar:
a) label tidak mudah rusak,
b) memungkinkan penghapusan dengan mudahyang tidak meninggalkan bekasnya,
c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,
d) mudah diwarnai dengan warna cerah.

4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;

5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaannya;

6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;

7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk luruspenuh);

8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudahdilakukan;

9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. 
Folder-baru mungkin diperlukan apabila
(a) kelompok nama-baru ditambahkan pada file;
(b) folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;
(c) arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;
(d) folder telah lusuh dan harus diganti;
(e) arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.c. Label Tempat Penyimpanan Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempa tpenyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.

1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awaldan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentangalfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalamrentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, denganA1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis Banyak perusahaan yang telah merancang sistem
alfabetis. Tentusaja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetisyang ada akan dibahas berikut ini.1) Variadex SystemVariadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta,Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan denganmenggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan\ danpenemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye,kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posis pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk namayang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama- nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yangberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning.Apabila
huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yangberwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarnakuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folderuntuk Nowel diberi tab yang
berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu. 2) Alpha Code SystemAlpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Paloalto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yberwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warnayang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yangdiformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.

Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.
(1) Penyimpanan dengan menggunakan rakterbuka akan lebih cepa tdilakukan daripadamenggunakan laci-laci yang harus dibukadanditutup.
(2) Setiap folder yang salah simpan akan cepatterlihat sebab warna folder itu satu sama laintidak sama.
(3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat darisisi lain.
(4) Seperangkat guide alfabetis a - z dapatdiperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukanlagi.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS
keuntungan dan kerugian.

1. Keuntungana. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkaspada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditataberdasarkannama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;

a. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;
b. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
c. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
d. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;
e. Biaya pelaksanaannya lebih murah;
f. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
g. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
h. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.

2. Kerugiana. 
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;
c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaianpemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segikeamanan kurang baik;
i. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.

PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPANAN SECARA BERHATI-HATI
Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut.
1. volume arsip yang akan disimpan;
2. Kapasitas kelompok A, kelompok B, kelompokC, dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan satu kelompok; setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan.
3. perkiraan perkembangan file; jumlah file pada setiap kelompok alfabetis tersebut;
4. lama arsip disimpan;
5. efisiensi petugas penyimpanan;
6. cara pemberian peatihan terhadap para petugas

Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad (FILING SISTEM ABJAD)

 A. FILING SISTEM ABJAD

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/ warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasiyang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau namaorganisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. 

Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/ tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). 


Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan. Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.



PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJADFile yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.


1. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang
tersita dalam pencarianhuruf /nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf danyang berisi kata/nama/masalah.


a. Guide Utama/Guide PrimerGuide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama.Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itusangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagifile/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guidesebaiknya menggunakan warna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalambagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satuhuruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengankombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawalihuruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengankelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantupenyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepatdalam suatu bagian.Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa adabeberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagiandaripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak namayang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulaidengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehinggakelompok surat ini tidak terlalu memerlukansubbagian.Guide  dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tabakan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untukmenunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide jugaberfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditataserta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat daribahan yangtebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.


b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide
pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide
primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume
besar. 


Guide ini berfungsi untuk
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yang
banyak;2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangyang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, dibelakangnya diikuti
General Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbeston dan seterusnya.


c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca,guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetapterus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluardari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guidekeluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. FolderDi belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas
secara bersama. Folder harus tepat ukuran,baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan
dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil
volume berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan.


Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Ketiga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran,(2) folder individu, dan (3) folder khusus.


a. Folder campuran (misscellaneus folder)Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.


b. Folder individu (individual folder)Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/ dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.


c. Folder khusus (special folder)Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri
atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas itu
disusun berdasarkan urutan tanggal. Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan elalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu iperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu
 (1) folder yangkelebihan muatan dan
 (2)laci yang penuh sesak.Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi duadengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
•Laci yang penuh sesak sebaiknyasegera dikurangi isinya.Usahakan mengisi lacidengan volume muatan folder yang tepat lacitidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu
longgar).3. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakansecara bergantian.Kata, huruf, dan nomor ataukombinasi ketiganya membangun katatangkapatau label dalam tab guide dan folder.

Mengelola Kearsipan


A.      Pengerian kearsipan
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketika dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,kertas film, media komputer, dan lain – lain yang disimpan menurut satu dan aturan sehingga bila diperlukan dapat di temukan dengan mudah.
Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram,formulir, hasil faksimile, faktur daftar grafik, memo, gambar dan lain – lain.
B.      Jenis-jenis arsip
1.      Jenis arsip berdasarkan bentuk dan fisiknya
Berdasarkan bentuk dan fisiknya terbagi menjadi dua yaitu,
a.      Arsip yang berbentuk lembaran, contoh: surat, kuitansi, faktur dan foto
b.      Arsip yang berbentuk lembaran, contoh: disket, flash disk, mikro film, dan rekaman pada pita karet.
2.      Jenis arsip berdasarkan masalahnya
            Berdasarkan masalahnya terbagi  menjadi lima yaitu:
a.      Finacial record, yaitu arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, cek , dan giro.
b.      Inventory recodr, yaitu yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, dan ukuran.
c.       Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran pekerjaan, absensi pegawai, dan surat keputusan.
d.      Sales recodr, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan data nama agent distributor.

e.      Production record, yaitu arsip yang berhubungan masalh produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat atau mesin yang digunakan.

Profil Penulis

Nama : Eka Nur Riska Wati

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. absen : 5

Tempat, tanggal lahir : Mataraman, 23 November 1997

Hobi : Membaca

Sosial Media : BBM : 53B31F47 / line: Ekanurriska / ig : instagram.com/ekariska

Email : eka.nurriska@gmail.com
               
                    







Nama : Muhammad Habiburahman

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. absen : 16

Tempat, tanggal lahir : Martapura, 19 Desember 1997

Hobi : Futsal

Sosial Media: line: abisyarief / ig : instagram.com/abisyarief / follow : Google+

Email : abakhmad19@gmail.com









Nama : Desy Aliyyah

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. Absen : 4

Tempat, tanggal lahir : Martapura, 28 Maret 1998

Hobi : Makan

Sosial Media : line: dessyaliyyah / ig: instagram.com/desyaliyyah

Email :  desyaliyyah@gmail.com







Nama : Muhammad Alwan

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. absen : 15

Tempat, tanggal lahir : Martapura, 08 Mei 1998

Hobi : Futsal


Sosial Media : ig: instagram.com/AlwanM_  / line: alwanmhmmd

Email : alwanmuhammad225@gmail.com












Nama : Shintia Sari

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. Absen : 31

Tempat, tanggal lahir : Martapura, 08 Mei 1998

Hobi : Membaca

Sosial Media : line: chintiacc / ig: instagram.com/chintiacece

Email : chintyacece@gmail.com







Nama : Nur Ainah

Kelas : XII Adm. Perkantoran II

No. Absen : 22

Tempat, tanggal lahir : Martapura, 08 Juli 1998

Hobi : Menyanyi

Sosial Media : -
Email : ainahmaran08@gmail.com

Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis


A. Pengertian Perjalanan Bisnis
Perjalanan bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.
            Perjalanan bisnis perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

B. Macam-Macam Perjalanan Bisnis
            Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.    Perjalanan bisnis dalam negeri
a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi
b.    Perjalanan bisnis antarprovinsi
2.    Perjalanan bisnis luar negeri atau atau perjalanan antarnegara



C. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :
1.    In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
 In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
2.    Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
3.    Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.


D. Persiapan Perjalanan Bisnis
            Agar perjalanan bisnis pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis. Persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :

1.    Persiapan rencana perjalanan bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a.    Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
b.    Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
c.    Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi
       keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d.    Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai
       pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e.    Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f.     Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi
       yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai
      berikut :
1.    Pembelian tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
2.    Recorfirmation
Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.
3.    Shuttle flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.



4.    Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

5.    Open return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti
kapan akan kembali.
6.    Redeeming tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
g.    Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri.
Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.
h.    Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
1.    Economy class ( kelas ekonomi )             : 20kg
2.    Business class ( kelas bisnis )                   : 30kg
3.    First class ( kelas satu )                            : 40kg
i.     Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
j.     Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
2.    Persiapan dokumen perjalanan bisnis
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a.   Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1.   Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan
dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
2.   Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu
instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada
seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b.   Dokumen eksternal
      Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1.    Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
a.    Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
1.    Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
2.    Kartu Keluarga ( KK )
3.    Ijazah pendidikan terakhir
4.    Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
5.    Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
6.    Akta kelahiran
7.    Surat tugas dari instansi terkait
b.    Pasppor berisi data, antara lain :
1.    Nomor  paspor
2.    Nama pemegang paspor
3.    Jenis kelamin
4.    Kewarganegaaan
5.    Tempat dan tanggal lahir
6.    Tanggal dikeluarkannya paspor
7.    Tanggal masa berlaku paspor
8.    Kantor yang mengeluarkan paspor
9.    Foto diri pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk exit permit atau visa
c.    Cara mendapatkan paspor,
Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.
d.    Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
1.    Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2.    Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3.    Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4.    Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
e.    Dokumen yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
1.    Sea man book
Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
2.    Certificate of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

2.    Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa
dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan (
kantor konsulat ).
a. Macam-macam visa
1. Transit visa
2. Tourist visa
3. Bussiness visa
4. Diplomatic visa
5. Official visa
6. Immigrant visa
b. Syarat-syarat mendapatkan visa
1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku
2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu Negara
3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi negara yang akan dikunjungi
4. Membawa persiapan uang untuk menjamin keadaan selama di luar negri
5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan
6. Mengisi formulir aplikasi dan membayar biaya yang telah ditentukan
7. Menyerahkan pas foto berwarna
3.   Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4.   Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.
5.   Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.
6.    Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a.    Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b.    Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya:
1.    Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
2.    Kelas penerbangan
3.    Status penerbangan
4.    Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :
a.    Window seat ( tempat duduk dekat jendela )
b.    Middle seat ( te,pat duduk ditengah )
c.    Front row ( tempat duduk dibaris depan )
5.    Status tiket
a.    Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.
b.    Nonendorsable
Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.
c.    Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.




7.    Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor  atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3.    Persiapan transportasi dan akomondasi
Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
a.   Persiapan transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.
b.   Jenis-jenis akomondasi
Jenis-jenis akomondasi, antara lain :
1.    Hotel
Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.
·                 -Jenis hotel menurut letak bangunannya, diantaranya :
a.    Resort hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata
b.    City hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.
c.    Airport hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.
d.    Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati suasana pedesaan.
e.    Suburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya melakukan kegiatan rapat.
-Jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap, diantaranya :
a.    Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari
b.    Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
c.    Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
-Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar, diantaranya :
a.    American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali makan.
b.    European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
c.    Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.
d.    Continental plan : hotel yang menetapkan harga  kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.
e.    Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara American.
-Jenis hotel menurut jumlah tempat tidur, diantaranya :
a.    Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang
b.    Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
c.    Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
d.    Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur
e.    Triple room  : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.
f.     Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
g.    Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.
h.    Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa bayinya ke hotel.
-Jenis hotel menurut tingkatannya, diantaranya :
a.    Standard room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu ruangan.
b.    Suite room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
c.    Presidential suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.
-Jenis hotel menurut jumlah kamar hotel, diantaranya :
a.    Small hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar
b.    Medium hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar
c.    Large hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.
2.    Motel
Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.
3.    Hostel
Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.
4.    Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.
5.    Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6.    Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.
7.    Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.
4.    Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )
Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
a.    Membuat daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :
1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4.    Jenis transportasi yang digunakan.
5.    Tujuan perjalanan bisnis.
6.    Kapan selesai atau tiba kembali
b.    Kegunaan daftar perjalanan bisnis
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
1.    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2.    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3.    Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.
5.    Persiapan biaya perjalanan bisnis
Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
a.    Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :
1.    Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
2.    Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.
3.    Biaya akomondasi.
4.    Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.
5.    Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
6.    Biaya konsumsi.
7.    Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

b.    Macam-macam alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :
1.    Uang tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
2.    Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut
-Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.
-Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

-Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.